נסיעת עסקים: כל מה שצריך לדעת

צריך להודות: היו כמה רגעים בהתאוששות העולמית מהקורונה שבהם נדמה היה שנסיעות העסקים לא יחזרו כבר לרמות האינטנסיביות שאפיינו אותן עד 2020, שאנשי עסקים פשוט יעדיפו להמשיך להיפגש בזום. 

בקיץ 2023, עם זאת, כבר ברור לנו שזה לא קורה: עם כל הכבוד לזום, אנשי עסקים בכל העולם חוזרים לעלות על מטוסים, בדרכם לכנסים חשובים בחו"ל, פגישות עם לקוחות, ספקים ו/או גורמי הנהלה שחיים בארץ אחרת.

מאחר שאין באמת תחליף לפגישות פנים אל פנים, כדאי שגם אתם תיערכו בהתאם ותדעו כל מה שצריך לדעת לקראת הנסיעה העסקית הבאה שלכם, משלב האריזה, דרך ביטוח נסיעות לחו"ל ועד שלל עצות לטיסה, השהייה במדינת היעד ואפילו הימים שלאחר החזרה לארץ. לשם כך ריכזנו כאן בשבילכם לא פחות מ-16 טיפים אפקטיביים, שעשויים לשדרג באופן ניכר את נסיעות העסקים הבאות שלכם. בואו נתחיל. 

1. הכנת מסמכים: זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל בדקו שוב ושוב את המסמכים הרלוונטיים וצרו לעצמכם תיק זמין ונשלף (אמיתי או דיגיטלי) שבו ירוכזו העתקים מהדרכון, כרטיסי הטיסה, ויזה (אם צריך) , ואוצ'רים לבתי מלון וכל אישור אחר שתצטרכו להציג במהלך נסיעת העסקים. כך תהיו מוכנים להציג כל מסמך בכל רגע נתון ותצרו לעצמכם מעין "תעודת ביטוח" שבמקרה שאחד מהם יאבד או יינזק. 
2. ביטוח נסיעות לחו"ל: אפרופו ביטוח, גם אם נסיעת העסקים שלכם כוללת רק ישיבות וארוחות עסקיות ברור שאסור לכם לצאת מישראל ללא ביטוח נסיעות בתוקף, הכולל ביטוח רפואי וביטוח כבודה. אם אתם שכירים ונשלחתם לנסיעה עסקית מטעם מקום העבודה, ודאו שפוליסת ביטוח הנסיעות לחו"ל שסופקה לכם אכן מתאימה לצרכים שלכם וכוללת כיסוי גם למכשירים אלקטרוניים יקרים יחסית כמו מחשב נייד וסמארטפונים. 
3. אריזת המזוודה: אם נסיעת העסקים שלכם קצרה יחסית, נסו לצלוח אותה עם טרולי שתוכלו להעלות למטוס וללא מזוודות שתאלצו לחכות להן בנמלי תעופה. אם יש לכם חליפות ולא ממש מתאים לכם להתחיל לגהץ אותן בבית מלון בחו"ל, השתמשו בחליפון, מארז קשיח לחליפה שניתן לתלות על הטרולי. במזוודה או בטרולי עצמם ארזו בחסכנות. אל דאגה: כמעט בכל יעד עסקי תוכלו להשלים חוסרים בקלות. 
4. בחירת טיסה: נסו לטוס בטיסה ישירה, רצוי בשעות הלילה, עם שעת הגעה בבוקר מוקדם, אבל לא מוקדם מדי. כך תוכלו לישון ולאגור כוחות, וגם להתחיל את היום מוקדם. 
5. צ'ק אין: אם חברת התעופה שבה אתם טסים מאפשרת לבצע צ'ק אין עצמי לפני הטיסה, מהבית - אל תשכחו לעשות זאת. זה גם הזמן לבחור ארוחות ומושב במטוס. 
6. בחירת מושב במטוס: המושבים המועדפים במחלקת עסקים הם מושבי החלון, רצוי במרחק של שורה אחת לפחות מאזור המטבח והשירותים במטוס. אם אתם גבוהים במיוחד או סתם אוהבים למתוח רגליים, מושבי מחיצה עשויים להתאים לכם. עם זאת, דעו שאלה גם האזורים במטוס שנוסעים עסקיים אחרים נוטים להתקבץ בהם ולפטפט. 
7. אל תוותרו על הטרקלינים: נוסעים במחלקת עסקים או מחלקה ראשונה? כדאי שתבדקו איזה טרקלינים מצפים לכם בנמלי התעופה השונים. בטרקלינים תוכלו לנוח או לעבוד, עם בר עם משקאות קלים ואלכוהוליים, חטיפים ואוכל קל. נמלי התעופה של מינכן, אמסטרדם, סידני, סינגפור ואחרים מפורסמים בטרקלינים המעולים שלהם.
8. אל תיכנעו לג'ט לג: טסתם טיסה ארוכה ומפרכת? ייתכן שעם הגעתכם למלון במדינת היעד תצנח עליכם עייפות גדולה ותתפתו לנמנם או לישון. נסו להימנע מכך בכל דרך אפשרית! אתם חייבים לאפשר לגוף שלכם להסתגל לאזור הזמן החדש מהר ככל הניתן. 
9. בחירת המלון: מעבר לשיקולי המיקום החשובים מאוד לכשעצמם, חשוב לוודא שבמלון שלכם יש מרכז עסקי שפעיל 24/7, Wi-Fi בכל חלקי המלון, חלל לעבודה עם לפטופ בחדרים, שירותי שאטלים, שירותי כביסה, חדר כושר וכמובן מסעדות מצוינות במלון או בקרבתו, שבהן תוכלו לאכול ולארח פגישות עסקיות. 
10. צאו לריצה או נסיעה באופניים בעיר היעד: אם אתם מקפידים לשמור על כושר, אל תסתפקו בחדר הכושר במלון. ריצה או נסיעת אופניים בעיר זה היא חוויה מרתקת, שבה תוכלו לגלות אטרקציות מעניינות ולצבור נושאי שיחה מעולים עם המארחים העסקיים שלכם. 
11. אל תדחסו את הלו"ז: לפעמים כל המרבה - גורע. נסו לנחות במדינת היעד לפחות יום לפני הפגישה הראשונה שלכם. כך תוכלו להתכונן טוב יותר ולבוא למפגש נינוחים ורגועים. נסו לא לקבוע רצף של פגישות ואירועים, שיותיר אתכם עייפים וכנראה גם לא שמחים. זו אמנם עבודה, אבל רצוי שלא תסבלו בה. כשאתם נהנים, גם העסקים בדרך כלל משתפרים.
12. זמן חופשי: גם אם אין לכם יותר מדי זמן פנוי, אספו מידע תיירותי על העיר או האזור שבו אתם שוהים דרך שיחות רחוב עם המקומיים, או שיחות חולין עם עובדי הקבלה במלון, שלבטח מכירים את האזור מצוין. על אף שנדמה לפעמים שהכל כבר קיים אונליין, במקרים רבים האנשים שחיים בעיר יודעים מה כדאי לעשות בה יותר מבוקינג או טריפ אדווייזר. וכמובן: גיליתם אטרקציה שאתם חייבים לראות או לחוות? נסו לפנות זמן בלו"ז. מי יודע מתי (אם בכלל) תחזרו לשם. 
13. נסו להתנייד בתחבורה ציבורית: במקרים רבים, תחבורה ציבורית, בעיקר בערים מפותחות גדולות, עדיפה בהרבה על נהיגה ברכב שכור. בכל מקרה, בחרו באופציה הכי פשוטה ורגועה מבחינתכם. הדבר האחרון שאתם צריכים בנסיעה עסקית זה מתח שנגרם כתוצאה מפקקים או התנהלות שאינה מוכרת לכם בכבישים.
14. צלמו קבלות: כל הוצאה שהוצאתם בנסיעה עסקית חייבת להיות מתועדת, אם החברה שלכם אמורה לשלם עליה. לא תמיד נוסעים עסקיים מצליחים לשמור על קבלות הנייר שקיבלו, ולכן מומלץ גם לשמור עותק מצולם מכל אחת מהן. בכל מקרה, רצוי לשמור את קבלות הנייר במקום אחד מסודר, ולא לדחוף אותן בכיסים ולשכוח מהן רגע אחרי שקיבלנו אותן. 
15. לא לשכוח לדווח על הוצאות: חזרה מנסיעה עסקית עשויה להיות לחוצה ומאתגרת, כולל פגישות עם הבוסים, דיווחים על מה שקרה בחו"ל וכמובן - חזרה למשפחה. בתוך כל זה, אל תשכחו לדווח על ההוצאות שלכם בזמן, כך שגם תקבלו עליהן החזרים בזמן. 
16. דעו להגיד תודה: בחזרתכם מנסיעה עסקית אל תשכחו לשלוח אימיילים של הכרת תודה למארחים העסקיים שלכם בחו"ל. אם שהיתם במלון נעים וזכיתם ליחס מעולה, זה הזמן לכתוב להם ביקורת מפרגנת ולהעניק להם סיבה מצוינת לזכור אתכם לטובה, אם וכאשר תחזרו להתארח שם בעתיד.

בשורה התחתונה, נסיעת עסקים היא משימה שכדאי להתכונן אליה ברצינות. לא לצאת בספונטניות ורק אז לגלות כמה אנחנו לא מוכנים, מרמת ארגון המזוודה, דרך ביטוח נסיעות לא מתאים וכלה באיסוף קבלות. אם תבואו מוכנים, תגדילו את הסיכוי להצלחה עסקית וגם, על הדרך, להנאה אישית שלכם מהנסיעה.