בחירת המיקום
זהו השלב הראשון בכל ארגון אירוע חברה והוא אולי החשוב ביותר – כי כדי ליהנות, העובדים שלכם לא צריכים לנסוע רחוק מידי וגם לא לחפש חניה שעות. המיקום במידה רבה ישפיע על כמות המשתתפים, הוא יקבע אם הם יגיעו מותשים ועצבניים ואם ימציאו תירוצים כדי לא להגיע. אם אתם מתכננים מיקום מרוחק, חשבו על הסעה – זה גם מגבש וגם מקל מאוד על העובדים. תוכלו אפילו לקחת את הנושא צעד אחד קדימה ולהתחיל את האווירה הכיפית בהסעה, עם מוזיקה, משחקים או אפילו טריוויה שתפעילו בעצמכם.
לא רק אוכל – איך הופכים את האירוע למיוחד?
כמובן שבכל אירוע כזה העובדים מצפים לאכול ולאכול טוב, אבל מדובר בהרבה יותר מזה. האוכל הוא כמובן מרכיב חשוב, אבל אתם יכולים להפתיע את המשתתפים גם עם פעילויות יצירתיות ומיוחדות. לדוגמה, אפשר לשלב סדנאות שונות, תחרות מצחיקה או אפילו מופע חיצוני שיביא לאירוע קצת יותר חיים. אתם יכולים להביא מופע מוזיקה מיוחד ואל תוותרו על אלמנטים שמחברים את העובדים ביניהם ומציעים חוויות משותפות, אלה יכולות להיות קבוצות תחרותיות או הפעלות שיובילו למפגש בין כל העובדים.
שילוב הוא כל העניין
כדי שהאירוע יהיה מוצלח באמת, כדאי לוודא שהתוכן והאטרקציות בו יתאימו לכל המשתתפים. זה אומר שעליכם לחשוב על הפעילויות המרכזיות, אבל גם על המגוון הרחב של העובדים. ישנם כאלה שמחפשים את האקשן, אחרים מעדיפים את השקט וההקשבה. לכן, כדאי לשלב כמה סוגי אטרקציות – אם זה הופעה חיה, דוכני אוכל מעניינים, סדנאות יצירה או פעילות קבוצתית.
יצירת אווירה חיובית וגיבוש צוות
ההצלחה של כל אירוע חברה טמונה לא רק בתוכן, אלא גם באווירה שהוא יוצר. אם אתם רוצים באמת לחבר בין העובדים וליצור גיבוש, כדאי לדאוג שהאווירה תהיה נינוחה, רגועה וחיובית. המוזיקה, העיצוב, הצבעים והאוכל – כל פרט קטן יכול לשדר אווירה שונה לגמרי.
רוצים לקחת את הנושא צעד אחד קדימה? דאגו שיהיה לכם מנחה לאורך כל הערב והוא ידאג לעשות את החיבורים בין השלבים השונים באירוע, להצחיק כשצריך, לחפות על טעויות כשצריך ובעיקר – להוסיף עניין ולשמור עליו מהרגעים הראשונים שהם נכנסים למקום ועד שהם חוזרים הביתה.
אל תשכחו את הפרטים הקטנים
לפעמים, הפרטים הקטנים הם שמכריעים את הצלחת האירוע. אחרי שהתמקדתם במיקום, בתוכן ובפעילויות, מומלץ לוודא שלא נשכחים הדברים הבסיסיים – כמו לוודא שיש מקום חניה למשתתפים, שהמקום מונגש, ואם יש צורך – תיאום עם ספקים או מארגנים נוספים שקשורים לאירוע שלכם. דאגו גם לכמות אוכל שתספיק לכל המשתתפים ונסו להימנע ממוזיקה שתהיה רועשת מדי או שקטה מדי.
אתם מכירים את הקהל שלכם, קחו הכול בחשבון ודאגו שלא יהיו לכם הפתעות לא נעימות לאורך הדרך ותמיד תמיד שתהיה לכם תוכנית גיבוי והצלה למקרה שמזג האוויר או תקלה יחליטו לקרות בזמן הכי לא מתאים. כשמתכננים הכול – התוצאה תמיד מוצלחת.
